2018년도 전라남도 기록관리 기본계획

	(도민소통실)

Ⅰ		2018년 추진방향

○ 기록관리 운영 기준 강화

- 전문적·안정적인 기록관리 업무 추진을 위한 기록관 운영 매뉴얼 작성

- 기록물 편철, 이관, 회의록 작성 등 처리과 기록관리 의무 이행 기준 강화

○ 기록관리기준표 보존기간 일제정비

- 전라남도 기록관리기준표 보존기간 책정 기준 마련

- 실과소 공통업무 보존기간 표준화 및 오류 수정

○ 기록물 통합 보존·관리 기반 마련

- 모빌렉 단 구성 변경(6단→7단)을 통한 기록물 보존공간 추가 확보

- 전자문서 통합관리를 위한 온나라-기록관리 이관 추진

※ ‘18년도 기록관리 핵심사항

항 목	주 요 내 용
기록관리 기준강화	생산·등록, 정리, 이관 시 기록관리 지침 이행 강화 (기존) 기록관리 지침 및 절차 부분 이행 (변경) 기록관리 지침에 따른 절차 준수 및 이행 철저
보존기간 일제정비	기록관리기준표 보존기간 일제정비 (기존) 신설 또는 조직 변경된 단위과제 보존기간에 한해 검토 (변경) 전라남도 기록관리기준표 단위과제 보존기간 일제정비
보존서고 공간확장	기록관 모빌렉 단 구성 변경을 통한 보존공간 확보 (기존) 2·4연 6단 → (변경) 2·4연 7단

Ⅱ		세부추진계획

1. 기록물관리 일반

□ 비전자문서 편철·정리

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제18조 및 시행령 제24조

○ 기    간 : ‘18. 1월 ~ 2월

○ 대    상 : ’17년도 생산·접수분 비전자문서

○ 주요내용

- 비전자문서 정리 준비 (온나라시스템 등록 누락 문서 추가등록 등)

- 비전자문서 편철, 보존상자 편성 등 정리 실시

- ’17년도 정리분 비전자기록물철 목록 작성 및 보유기록물 목록 현행화

□ 기록물 생산현황 통보

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제33조 및 제42조

○ 기    간 : ‘18. 5월 ~ 8월

○ 통보대상 : ‘17년도 기록물 생산·보유현황

(7종) 전자·비전자, 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토보고서, 시청각, 비밀기록물, 행정박물, 간행물

○ 통보절차

- 처 리 과 ➡ 기  록  관 : 5월 31일

- 기 록 관 ➡ 국가기록원 : 8월 31일

□ 기록물 평가·심의

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제27조

○ 기    간 : ‘18. 5월 ~ 11월

○ 대    상 : 보존기간이 만료된 비전자기록물

○ 주요내용

- 평가대상 기록물 선정 및 기록물 1차 가치 평가(처리과)

- 기록물 2차 평가·심의 및 기록물 평가심의서 의견 작성(기록연구사)

- 기록물평가심의회 개최 및 평가결과 처리

- 기록물 파쇄 처리업체 선정 및 폐기처리

□ 기록관리기준표 공통업무 보존기간 일제정비

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제22조 및 제25조

○ 기    간 : ‘18. 1월 ~ 10월

○ 대    상 : 공통업무 단위과제

○ 주요내용

- 기록관리기준표 단위과제 공통/고유업무 기능 분류

- 공통업무 단위과제-과제카드명 일제정비 및 보존기간 표준화

- 기록관리기준표 보존기간 수정 및 처리과 의견조회

- 기록관리기준표 변경 요청 및 보존기간 확정 (→국가기록원)

2. 기록관 운영·관리

□ 비전자기록물 이관

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제19조 및 시행령 제32조

○ 시    기 : (정기) ’18. 4 ~ 5월   (상시) 이관 요청 시

○ 대    상 : 실과 내 보관중인 비전자기록물

※ 정기 이관 시에는 보존기간 만료 기록물로 이관대상을 한정함

○ 주요내용

- 비전자기록물 이관 대상 결정

* 정기이관 : 이관대상 선정(기록관) → 이관동의 의견 조회 (처리과)

* 상시이관 : 이관 필요 시 대상 자체선정 후 공문 요청

- 사전검수 시행 및 이관 실시여부 결정

- 이관일정 통보 및 이관전용상자 배부

- 기록물 이관 및 검수, 서가 배치, 이관 결과 통보 등

□ 기록관 정수점검

○ 근    거 : 공공기록물관리법 시행령 제38조

○ 기    간 : ‘18. 7월 ~ 8월

○ 대    상 : 기록관 보존기록물

○ 주요내용

- 기록물 실물 – 목록 간 1:1 매칭 검수  * 소장 및 목록정보 일치여부 점검

- 보유기록물 목록 정비 및 통계 수정

□ 기록관 보존공간 확장

○ 기    간 : ‘18. 3 ~ 8월

○ 대상시설 : 기록관

○ 주요내용

- 모빌렉 단 변경 공사 계획 수립 * 변경 수량, 기록물 인출에 따른 정리 계획 등 반영

- 단 구성 변경공사 추진 및 기록물 정리 용역 실시

※ 단 구성 변경공사 기간 중 기록관 이관 중단 : 사전안내 공문 발송

□ 온나라-기록관리 전자문서 이관

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제20조

○ 기    간 : ‘18. 1월 ~ 12월

○ 대    상 : 전자문서 (‘17년도 생산·접수분)

○ 주요내용

- 단위과제 보존기간 확정, 온나라-기록관리 버전 패치 및 환경설정, 대용량 s/w 설치 등 이관 사전준비

- 온나라-기록관리 전자문서 연계 이관 추진

- 과제카드 및 문서수 일치, 오류 여부 등 이관검수 실시

- 표준기록관리시스템 바이러스 백신 라이센스 구입

□ 전자기록물 보존 포맷 변환

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제20조 및 시행령 제36조

○ 기    간 : ‘18. 4월 ~ 12월

○ 대    상 : 기록관리시스템 보존 전자기록물 (보존기간 10년 이상)

○ 주요내용

- 보존포맷 서버용 한글 라이센스 구입

- 전자기록물 문서보존포맷 변환 실시

- 시군 보존포맷 변환 실적 점검 및 컨설팅 추진 * 정부합동평가(’19년도) 대비

3. 기록관리 활성화

□ 기록관리 기본교육

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제13조 제2항 제6호

○ 기    간 : ‘18. 4월

○ 대    상 : 전 직원

○ 주요내용

- ’17년도 기록관리 실태점검 결과반영 직원 인식개선 사항 중점 교육

- 기록관리 의무 이행, 기록물 보존기간 책정 절차

-  처리과 비전자문서 관리 방법, 직사업소 회계서류 보존에 관한 사항 등

□ 기록물관리 실태점검·평가

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제13조 제2항 제6호

○ 기    간 : ‘18. 6 ~ 11월

○ 대    상 : 도, 시·군

○ 점검방법

(도) 기록관리 의무이행 실적(50) + 자체/현장점검(40) + 환경개선노력(10)

(시․군) 기록관리 실적평가 (의무이행실적 80% + 자율이행실적 20%)

○ 주요내용

- 기록관리 의무 이행 및 환경개선 노력 추진실적 중점 평가

- 평가 결과에 따라 도지사 표창 대상자 선정 시상

Ⅲ		추진일정

2017년도 기록물관리 계획		1분기			2분기			3분기			4분기
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
기록물관리일반 사항	기록물 정리
	기록물관리책임자지정
	기록물 생산현황통보
	기록물 보안 및 재난대책 수립
	기록물 평가․심의
	기록관리기준표 일제정비
기 록 관 운영관리	비전자기록물 이관
	기록관 보존공간 확장 공사
	전자문서 이관
	전자기록물 보존포맷 변환
	기록관 정수점검
	기록관 소독
기록관리 활 성 화	기록물관리 교육
	기록관리 실태점검

참 고		2017년도 주요 운영성과

○ 기록관리 운영 및 의무 이행 강화

- ’17년도 비전자기록물 이관 : 21,969권  * 약 1만권 증가 (’16년 12,618권)

- 각종 위원회 등 150개 회의 회의록 생산 의무 부과

○ 기록관리 인식 개선 교육 및 지도점검 추진

- 기록관리 실무 지침 발간․배포

- 전 직원 대상 기록관리 점검 등 실태점검 강화

※ 우수부서선정결과 : 사회복지과, 광양만권경제자유구역청, 혁신도시지원단

○ 실과소 기록관리 환경 개선

- 조직·인사·업무분장 조정 시 비전자기록물 인수인계 실시

- 기록물철 담당자, 소장위치 등 보유기록물 목록 관리정보 체계화

○ 전자기록물 장기보존관리 체계 마련

- 전자기록물 장기보존을 위한 문서보존포맷 변환 : 109,710건

※ 기록물 보유현황 (‘17. 12. 31. 기준)

- 비전자기록물 현황

합 계	영 구	준영구	30년	10년	5년이하
114,459권	40,125권	16,160권	18,938권	10,807권	18,429권

- 행정박물 현황

합 계	관인류	견본류	상징류	기념류	상․훈장류	사무집기류
201점	40점	18점	19점	77점	1점	46점