2019년도 전라남도 기록관리 기본계획

	(도민행복소통실)

Ⅰ		2019년 추진방향

○ 보존기간 만료 기록물 평가‧심의 개선

- 효율적인 평가‧심의를 위한 공통업무 위주 평가대상 선정 및 이관 실시

- 보존기간 만료 기록물에 대한 처리과 의견조회 방법 개선

○ 비전자기록물 목록 작성‧관리 강화

- 처리과별 비전자기록물 생산․보유목록 필수 작성대상 지정

- 보유 기록물 목록 수시 정비 및 처리부서 정보 현행화

○ 특수유형기록물 관리 체계 확립

- 행정박물 수장 공간 마련 및 보존유형별 모빌렉 설치

- 폐기공인 반납 시 행정박물 이관 절차 적용

- 공인대장, 인영부 등 공인 관련 기록관리 점검 강화

Ⅱ		세부추진계획

1. 기록물관리 일반

□ 비전자문서 편철·정리

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제18조 및 시행령 제24조

○ 기    간 : ‘19. 1월 ~ 2월

○ 대    상 : ’19년도 생산·접수분 비전자문서

○ 주요내용

- 업무기능에 따른 비전자문서 발생 현황 파악 및 필수 정리 대상 기록물 지정

- 부서별 비전자문서 정리 및 보유목록 작성대상 통보

- 처리과 기록물철 정리 및 보유 기록물 목록 현행화 결과 취합

□ 비전자기록물 이관

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제19조 및 시행령 제32조

○ 시    기 : (정기) ’19. 3 ~ 4월   (상시) 이관 요청 시

○ 대    상 : 실과 내 보관중인 비전자기록물

※ 정기이관대상은 보존기간 만료분, 필수이관대상 기록물로 한정됨

○ 주요내용

- 비전자기록물 이관 대상 결정

* 정기이관 : 이관대상 선정(기록관) → 이관동의 의견 조회(처리과)

* 상시이관 : 이관 필요 시 대상 자체선정 후 공문 요청

- 사전검수 시행 및 이관 실시여부 결정

- 이관일정 통보 및 이관전용상자 배부

- 기록물 이관 및 검수, 서가 배치, 이관 결과 통보 등

□ 기록물 생산현황 통보

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제33조 및 제42조

○ 기    간 : ‘19. 5월 ~ 8월

○ 통보대상 : 기록물 생산·보유현황

(7종) 전자·비전자, 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토보고서, 시청각, 비밀기록물, 행정박물, 간행물

○ 통보절차

- 처 리 과 ➡ 기  록  관 : 5월 31일

- 기 록 관 ➡ 국가기록원 : 8월 31일

□ 기록물 평가·심의

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제27조

○ 기    간 : ‘19. 5월 ~ 12월

○ 대    상 : 보존기간이 만료된 비전자기록물

○ 주요내용

- 평가대상 기록물 선정 및 처리과 평가 일정 통보

- 처리과 원본 평가 및 의견 제출

* 부서별 일정에 따라 기록관 방문 및 원본 확인 후 평가서 작성 제출

- 기록물 2차 평가·심의 및 기록물 평가심의서 의견 작성(기록연구사)

- 기록물평가심의회 개최 및 평가결과 처리

- 기록물 파쇄 처리업체 선정 및 폐기처리

□ 기록관리기준표 관리

○ 추진근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제22조 및 제25조

○ 추진기간 : ‘19. 9월 ~ 10월

○ 추진대상 : 신설․변경된 단위과제

○ 주요내용

- 보존기간 검토대상 단위과제 추출 및 보존기간 검토

- 보존기간 국가기록원 시스템 확정 신청

2. 기록관 운영·관리

□ 행정박물 보존․관리 시설 확충

○ 사 업 명 : 행정박물 보존용 모빌렉 구입

○ 설치장소 : 기록관 * 면적 : 115㎡(30평)

○ 사 업 비 : 70백만원

○ 주요내용

- 기록관 열람․작업실 재배치를 통한 행정박물 보존공간 확보

- 보존유형별 모빌렉 구입․설치, 행정박물 분류체계 정비 등

□ 온나라-기록관리 전자문서 이관

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제20조

○ 기    간 : ’19. 1월 ~ 12월

○ 대    상 : 전자문서 (‘17~18년도 생산·접수분)

○ 주요내용

- 단위과제 보존기간 확정, 과제카드 종료 등 이관 사전 검토

- 온나라-기록관리 전자문서 연계 이관 실시

- 과제카드 및 문서수 일치, 오류 여부 등 이관 검수

- 표준기록관리시스템 바이러스 백신 라이센스 구입

□ 표준기록관리시스템 기록물 검색․열람 지원

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제20조 및 시행령 제36조

○ 기    간 : ’19. 4월 ~ 12월

○ 주요내용

- 표준기록관리시스템 전자기록물 문서보존포맷 변환 추진

* 대 상 : 보존기간 10년 이상 기록물 (’08년도 생산분 전자문서)

- 기록관 소장 비전자기록물에 대한 목록 검색 서비스 구축

- 기록물의 업무 활용을 위한 목록공개․열람제한 문서의 접근성 완화

3. 기록관리 활성화

□ 기록관리 기본교육

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제13조 제2항 제6호

○ 기    간 : ’19. 6월

○ 대    상 : 전 직원

○ 주요내용

- ’18년도 기록관리 실태점검 결과에 따른 개선 및 보완사항 중점 교육

- 기록물 편철․정리 기본교육, 특수유형기록물 관리 방법

- 표준기록관리시스템 검색, 열람에 관한 사항 등

□ 기록물관리 실태점검

○ 근    거 : 공공기록물관리법 제13조 제2항 제6호

○ 기    간 : ’19. 6 ~ 11월

○ 대    상 : 실과소

○ 점검방법 : 의무 이행 실적 평가 + 관리실태 점검

○ 주요내용

- 책임자 지정, 정리여부, 이관, 교육참석, 생산현황 통보 등 처리과 처리과 기록관리 의무 영역별 이행 여부 실적 평가

- 기록물 원본 관리, 정리․편철, 보유기록물 목록 작성 등 관리 실태 점검

- 평가 결과에 따라 도지사 표창 대상자 선정 시상

□ 공인 기록관리 현황 점검

○ 기    간 : ’19. 2월

○ 대    상 : 실과소

○ 점검방법 : 공인 관련 자료 제출

○ 점검내용

- 공인 보유 현황 및 목록 정비

- 당해연도 인영날인부 원본 취합, 공인 상태

- 공인대장 ․ 인영부 보존, 기록관리 여부 등

Ⅲ		2019년도 기록관리 세부추진일정

주요업무별 추진일정			1분기			2분기			3분기			4분기
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
기록관리 일 반	기록물 정리
	기록물관리책임자지정
	정부합동감사(기록물관리)
	기록물 생산현황통보
	기록물 평가․심의
	기록관리기준표 정비
	기록물 이관	비전자(정기)
		비밀기록물
기록물 보 존 활 용 지 원	기록물 보안 및 재난대책 수립
	행정박물 보존시설 확충
	전자문서 이관
	전자기록물 보존포맷 변환
	보유기록물 목록 정비
	기록관 소독
기록관리 활 성 화	공인 관리 현황 점검
	기록물관리 교육
	기록관리 실태점검

참 고		2018년도 주요 운영성과

○ 기록관 보존서고 공간 확보

- 모빌렉 단 구성 변경(6→7단)을 통한 보존공간 16% 증설

* 용역 전) 1만 9천권    용역 후) 4만 2천권  →  2만 3천권 분량 공간 추가 확보

- 업무기능에 따른 서가 재배치로 기록물 검색․열람 효율성 제고

○ 처리과 기록관리 효율화

- 매년 발생되는 기록물의 이관 누락 방지를 위해 필수이관대상 지정․통보

- 직사업소 회계서류 편철현황 조사, 지출유형에 따른 관리기준 제시

- 업무 유형(계속사업, 인허가 등)별 비전자기록물 편철․정리 기준 마련

○ 기록관리 실태점검 강화

- 점검대상을 전 부서로 확대 실시   * ’17) 63개 → ’18) 80개  (소방서 포함)

- 공인점검 최초 실시로 처리과 공인 기록관리 체계 마련

○ 행정박물평가심의회 개최

- 전국 최초 옛 전남도청 현판 감정 평가 및 보험평가액 결정

* 평가결과 :  감정액) 4천만원,      명칭확정) 옛 전라남도청 현판

- 행정박물 대여 및 전시 추진   *  광주시 5.18 기록관

※ 기록물 보유현황 (’18. 12. 31. 기준)

• 비전자기록물

(단위 : 권)

합 계	영 구	준영구	30년	10년	5년이하
120,281	41,639	26,756	19,251	11,370	21,265

• 행정박물

(단위 : 점)

합 계	관인류	견본류	상징류	기념류	상․훈장류	사무집기류
296	40	33	92	77	3	51