2021년도 전라남도 기록물관리 기본계획
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	(총 무 과)

목   차

Ⅰ. 기본현황	1

Ⅱ. 2020년 주요 성과 및 반성	2

Ⅲ. 2021년 기록관리 추진전략 및 과제	3

Ⅳ. 세부추진계획	4

1. 체계적인 기록물관리	4

2. 기록물의 안정적인 보존‧관리	6

3. 기록관리 역량강화	9

Ⅴ. 추진일정	11

2021년도 전라남도 기록물관리 기본계획

Ⅰ		기본현황

□ 기록물 보유현황

○ 형태별

문 서 류		행정박물	M/F	비밀기록물
비전자	전 자
127,886권	20,977,411건	379점	1,876권	120권

○ 보존기간별

(단위: 권)

계	영 구	준영구	30년	10년	5년이하
127,886	30,807	43,170	23,851	16,200	13,858

□ 시설 및 장비현황

구 분		현 황
보존시설	위 치	민원동 5층
	면 적	660㎡
	보존용량	156,000권 분량
장비현황	공기조화	항온항습기 3대
	소화설비	가스식소화기 8대
	보안장비	이중잠금 / cctv 1대
	서 가	이동식 144조 912연
기록관리 시 스 템	하드웨어(H/W)	기록물관리 서버, 보존포맷 변환서버, 기록물 저장장치
	소프트웨어(S/W)	DBMS, 백신, 대용량송수신, 문서보안DRM 등

Ⅱ		2020년 주요성과 및 반성

□ 주요성과

○ 합리적이고 책임있는 기록물 보존가치 평가 실시

- 처리과 평가기능 및 역할 강화를 통한 평가의견 제출지연‧미제출 개선

- 실물 평가를 통한 세월호, 조례제정 원본 등 중요기록 폐기 예방

○ 행정박물 관리 기반 마련

- 처리과 행정박물 전수조사를 통한 관리대상 선별 및 지정 : 총 2,841점

- 행정박물 생산유형 분석을 통한 자체 8종 유형 분류기준표 개발

○ 안정적이고 지속가능한 기록물 보존‧관리 노력

- 지방기록물관리기관 설립 방향 설정을 위한 위탁 연구과제 수행

※ 전남형 지방기록물관리기관 설립 모델 적정성 검토 결과 설립비 205억 절감 가능성 확인

- 재난상황 대비 기록물 관리지침 개정  * (지침적용범위 확대) 기록관 → 직사업소 문서고 포함

□ 아쉬운 점과 한계

○ (처리과 기록관리 지도점검‧교육) 코로나 19 상황 발생으로 인한  기록관리 교육 및 현장점검 실시 불가

- 처리과 기록관리 이행실태 및 보존관리 환경 적극적 통제 한계

- 기록관리 절차 및 의무에 대한 처리과 인식 미흡

○ (기록관리기준표 운영) 부적절한 단위과제 및 보존기간 사용 만연

- 단위과제 신설 시 기록관에서 과제명 및 보존기간 등 검토 권한 부재

- 부서 편의에 따른 단위과제 및 과제카드 사용으로 기록관리 연속성 단절 초래

Ⅲ		2021년도 기록관리 추진전략 및 과제

비전		책임있는 기록관리로 신뢰받는 도정 구현
기본 방향		공공기록의 철저한 생산 및 체계적인 보존‧관리 기반 마련 적극적이고 능동적인 기록정보서비스 제공을 통한 행정의 효율성 제고
추진 과제		□ 체계적인 기록물관리	가. 기록물 집중 정리기간 운영 나. 처리과 기록물 이관 다. 기록물 생산‧보유현황 통보 라. 기록물 평가심의 마. 기록관리기준표 정비
		□ 기록물의 안정적인 보존‧관리	가. 기록관 재난대비 계획 수립 나. 기록관 보존기록물 정수‧상태점검 다. 기록관리시스템 운영 라. 기록관리시스템 보존포맷변환 서버 교체 마. 기록관 소독 바. 특수유형 기록물 관리
		□ 기록관리 역량강화	가. 기록관리 교육 운영 나. 처리과 기록관리 지도감독

Ⅳ		세부추진계획

1		체계적인 기록물관리

가. 기록물 집중 정리기간 운영

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제18조

○ 운영시기 : 연 2회  * 상‧하반기 정기인사 직전(1월, 8월)

○ 정리대상 : 처리과 생산‧보유기록물

○ 주요내용

- 인사‧조직개편 직전 2주간 처리과 기록물 정리를 위한 적극적인 활동 전개

- 기록물 원본 무단반출, 적재 등 방지를 위한 특별점검 병행

나. 처리과 기록물 이관

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제32조

○ 시    기 : (정기) '21. 3 ~ 4월   (상시) 이관 요청 시

○ 대    상 : 실과 내 활용이 종료된 비전자기록물

※ 정기이관대상은 보존기간 만료분, 필수이관대상 기록물로 한정

○ 추진절차

이관 수요조사	➠	이관신청	➠	이관대상 결정 및 일정통보	➠	기록물 이송 및 검수
기록관		처리과		기록관		처리과, 기록관

다. 기록물 생산‧보유현황 통보

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제33조 및 제42조

○ 추진기간 : '21. 5월 ~ 8월

○ 통보대상 : 일반문서 등 7종 기록물

- 일반문서, 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토보고서, 시청각, 비밀기록물, 행정박물, 간행물

○ 추진절차

생산‧보유현황 조사 안내	➡	조사결과 제출 * 제출기한) 5월 31일	➡	통보자료 취합‧검증	➡	도 생산‧보유현황 자료 제출 * 통보기한) 8월 31일
기록관		처리과		기록관		기록관→국가기록원

라. 기록물 평가심의

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조

○ 추진기간 : '21. 5월 ~ 12월

○ 대    상 : 보존기간이 만료된 비전자기록물

○ 기록물 평가기준

- (처리과) 업무 중 활용 여부, 개별법령에 따른 계속 보존 필요 등

- (기록물관리전문요원) 보존기간, 열람·활용율, 기록물의 보존가치 등

○ 추진절차

처리과 의견조회	➠	기록물관리 전문요원 평가	➠	기록물평가 심의회 심의	➠	기록물 폐기

마. 기록관리기준표 정비 [’21년 정부합동평가 지표]

○ 추진근거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제22조 및 제25조

○ 추진기간 : '21. 4월 ~ 8월

○ 정비대상 : 처리과 공통업무 단위과제

○ 주요내용 : 과공통일반 단위과제‧보존기간 표준 마련 및 시스템 반영

○ 추진절차

단위과제 변경대상 조 사	➠	변경요청	➠	대상 확정 및 보존기간 검토	➠	보존기간 확정요청 및 승인통보	➠	온나라- 기록관리 시스템 반영
기록관		처리과 (변경사유 제출)		기록관		기록관, 국가기록원		기록관

2		기록물의 안정적인 보존‧관리

가. 기록관 재난대비 계획 수립

○ 추진근거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제30조

○ 수립시기 : '21. 3월

○ 적용대상 : 도 기록관, 직사업소 문서고

○ 주요내용

- (보    안) 출입인원, 보안시설, 기록물 접근 등 보안관리 기준 마련

- (재난대비) 재난 예방, 대비, 대응, 복구 등 단계별 대응절차 수립

- (보존서고) 기록관‧문서고 필수기록물 및 대피 우선순위 현행화

나. 기록관 보존기록물 정수 및 상태점검

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제38조

○ 추진기간 : ‘21. 7월 ~ 8월

○ 대    상 : 기록관 보존기록물

○ 점검방법 : 근로장학생(한국장학재단 방학중 지원 인력) 활용하여 추진

○ 주요내용

- 기록관 보유기록물 목록-실물 간 1:1 매칭 검수

- 보존기간‧철제목‧소장위치 등 불일치 정보 확인 및 보유목록 현행화

- 행정박물, M/F 등 특수유형기록물 유형별 서가 분리 및 재배치

다. 기록관리시스템 운영

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제20조

○ 운영기간 : 상시

○ 주요내용

- (전자문서 이관) 온나라시스템-기록관리시스템 연계 전자문서 이관 실시

- (전자문서 목록 공개) 정보공개시스템-기록관리시스템 연계작업 추진

- (기록정보서비스) 소장기록물 검색 및 열람 지원

- (보안관리) 표준기록관리시스템 바이러스 백신 라이센스 구입‧가동

라. 기록관리시스템 보존포맷변환 서버 교체

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제6조, 제20조

○ 추진기간 : ‘21. 3월 ~ 6월

○ 대    상 : 보존포맷변환서버, 서버용 운영체제(O/S)

○ 사 업 비 : 20,000천원

○ 주요내용

- 보존포맷변환서버 노후에 따른 신규 서버 구입‧설치

- 보존포맷변환서버용 O/S 교체   * 윈도우2003 → 윈도우 2012 이상

마. 기록관 소독

○ 추진근거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제38조

○ 추진기간 : ’21. 8월 중

○ 추진대상 : 전라남도 기록관(서고 내부, 모빌랙, 기록물) *면적 660㎡

○ 추진방법 : 기록물 소독 전문업체에 의뢰하여 집중소독 실시

○ 주요내용

- 기록물 훈증식 소독(오·훼손 방지) 및 기록관 공기 질 개선 처리

- 모빌랙 선반, 보존상자, 기록물 건식 분진 제거

- 소독 전후 기록관 환경조사 및 부유균 수 비교·확인\

바. 특수유형기록물 관리

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제24조

○ 기    간 : 상시

○ 대    상 : 행정박물

○ 주요내용

- (행정박물 이관) 관리대상으로 선별‧지정된 처리과 행정박물 이관

* ’20. 행정박물 전수조사에 따라 관리대상 지정 완료

- (서가재배치) 행정박물 유형별‧발생순서별 분류 및 서가 재배치

- (전수조사) 주요 행정박물 발생 이력관리 및 관리대상 신규 지정을 위한 보유현황 재조사  * 대상) 농업박람회, 수묵화비엔날레, 비서실 등

3		기록관리 역량강화

가. 기록관리 교육 운영

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 제2항 제6호

○ 기    간 : 상시    * 기본교육) ‘21. 6월 예정

○ 대    상 : 전 직원

○ 추진계획

- 코로나 19상황 지속 시, 국가기록원에서 운영 중인 사이버교육으로 대체

- 처리과 법정의무 이행 사안별 기록관리책임자 대상 상시 직무교육 실시

- 도 기록관리 여건 및 실정을 반영한 처리과 기록관리 매뉴얼 작성‧배부

나. 처리과 기록관리 지도감독

○ 근    거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 제2항 제6호

○ 기    간 : '21. 4 ~ 9월

○ 대    상 : 시·군, 실과소, 도 출자출연기관

○ 점검방법 : 서면평가 + 현장점검

○ 점검내용

- (서면) 처리과 처리과 기록관리 의무 영역별 이행 여부 점검

* 책임자 지정, 정리여부, 이관, 교육참석, 생산현황 통보 등

- (현장) 원본 관리, 정리․편철, 보유기록물 목록 작성 등 관리 실태 점검

※ 평가 결과에 따라 도지사 표창 대상자 선정 시상

Ⅴ		추진일정

주요업무별 추진일정			1분기			2분기			3분기			4분기
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
기록관리 일 반	처리과 기록물 정리
	기록물관리책임자지정
	기록물 이관	비전자(정기)
		비밀기록물
	기록물 생산‧보유현황 통보
	기록물 평가․심의
	기록관리기준표 정비
기록물 보 존 활 용 지 원	기록물 보안 및 재난대책 수립
	기록관 정수‧상태점검
	기록관리시스템 운영
	RMS 보존포맷변환 서버 교체
	기록관 소독
	행정박물 수집‧관리
기록관리 활 성 화	기록물관리 교육
	기록관리 실태점검